Lavoro agile nella PA: tra necessità di conciliazione vita e lavoro e opportunità di sviluppo organizzativo. L’esperienza del Comune di Rovereto

9 luglio 2024

Quando si inizia a parlare un po’ di meno di una specifica modalità di prestazione del lavoro, dopo anni che rimbalza quotidianamente dalle bacheche social alle newsletter, le possibilità sono 2: o si trattava di una meteora o ha iniziato ad essere una pratica consolidata.

Questa seconda opzione è il caso dell’attivazione del lavoro agile nel Comune di Rovereto (TN), realtà pubblica che oggi conta circa 500 collaboratori, di cui circa il 40% eligible, ovvero che potenzialmente potrebbe attivare questa modalità lavorativa.

Le basi per l’attivazione del progetto

Il Comune di Rovereto ha attivato il percorso della certificazione Family Audit, strumento virtuoso, che da quasi 20 anni accompagna le diverse organizzazione in progetti strutturati di sviluppo organizzativo, con un’attenzione ai temi della conciliazione vita-lavoro, nel 2011.

Nel 2019 la certificazione è stata estesa da circa 80 collaboratori alla totalità dei lavoratori di tutti i servizi comunali, compresi scuole, polizia locale, servizi sociali, ecc.

L’estensione della certificazione con il coinvolgimento di tutti i lavoratori, ha portato ad un’analisi attenta di tutte le dinamiche organizzative e ha alzato l’attenzione sulla possibile attivazione di un progetto di lavoro agile che, da un lato potesse andare incontro alle esigenze di flessibilità dei collaboratori e dall’altro accompagnasse verso l’attivazione di una modalità lavorativa sempre più responsabile e consapevole.

L’esperienza della pandemia, da un lato, ha fatto intravvedere maggiormente la fattibilità per questa modalità di prestazione lavorativa, dall’altro ha dato tuttavia una visione distorta dello smart working, condizionandone la percezione ad un momento di emergenza, di segregazione e di isolamento.

Gli elementi positivi emersi da quel periodo dai dati dell’Osservatorio dello Smart working del Politecnico di Milano, che da oltre 10 anni si occupa di questo tema, sono stati tuttavia molti. Il primo era che nelle PA il 58% dei lavoratori è riuscito a svolgere tutte le attività da remoto; il 38% ne aveva svolto una parte. Solo il 4% non era riuscito a svolgere la maggior parte delle mansioni (pensiamo alla diversa natura delle attività).

Il lavoro da remoto in emergenza, ha portato ad una diffusione di device, strumenti e capacità di utilizzo; ad uno sviluppo di competenze digitali, di comunicazione e di coordinamento da remoto; ad una maggiore autonomia, responsabilizzazione su risultati ed obiettivi; a maggiore efficacia nel lavoro e sviluppo di capacità comunicative.

Si è visto che per poter lavorare efficacemente da remoto è importante sviluppare capacità e flessibilità organizzativa, in grado di anticipare, prepararsi, rispondere e adattarsi al cambiamento e ad inconvenienti improvvisi.

Niente a che fare quindi con una semplice trasferta della postazione di lavoro a casa, bensì con un’evoluzione culturale, organizzativa, di stili di leadership, di un management capace di creare un clima di fiducia reciproca e allo stesso tempo attento alle esigenze di business e alla definizione di obiettivi chiari, pianificazione e coordinamento.

E’ su questi aspetti che il Comune di Rovereto ha quindi deciso di lavorare partendo nel 2022 con un progetto pilota di lavoro agile che accompagnasse l’organizzazione verso una nuova modalità lavorativa, a vantaggio dei lavoratori e anche dei cittadini, con la definizione di servizi attenti ed efficienti.

Come è partito il progetto pilota?

La progettazione ha coinvolto da subito un team di collaboratori, per partire da un’analisi di contesto per definire insieme le “regole del gioco”, ovvero la struttura degli orari e della flessibilità, le modalità della programmazione di lavoro in presenza e da remoto, l’organizzazione intra ed inter settoriale, la definizione della programmazione lavorativa, degli obiettivi di breve, medio e lungo periodo da raggiungere, ma anche il significato attribuito a questo progetto, le aspettative e molto altro.

Un progetto strategico di struttura organizzativa quindi, non solamente la definizione di un numero di giornate in presenza e altre da remoto.

L’accordo individuale richiesto dalla Legge 81/2017, sospeso per anni per la gestione del Covid, offre una grande opportunità di rivedere aspetti fondamentali della gestione del lavoro e scrivere un “patto”, basato prima di tutto su responsabilità, reciprocità e fiducia, tra organizzazione e collaboratori.

Fondamentale in tutto questo rimane l’aspetto culturale, di conoscenza del significato di lavoro agile e delle dinamiche che comporta.

Per questo già dal 2022 il Comune di Rovereto ha attivato un percorso di formazione per i collaboratori coinvolti, per quelli interessati a comprendere meglio questa modalità lavorativa e ovviamente per dirigenti e responsabili di area, per accompagnarli nella conoscenza di un processo, che in parte sradica abitudini, bias cognitivi, credenze, percezione della propria attività lavorativa, per spostarsi in modo graduale verso una modalità che pone attenzione alle competenze, al senso di responsabilità, (nel senso di farsi carico), di essere attivi e propositivi verso un miglioramento continuo.

Nel 2024 il percorso sta proseguendo con l’attivazione di un altro gruppo che parte con un progetto pilota, con la formazione nelle diverse fasi del progetto e con la misurazione dell’andamento del progetto. Ad oggi le persone coinvolte sono circa 40 e se ne aggiungeranno altre entro fine anno.

In tutto questo si ritrova anche il senso ultimo di una pubblica amministrazione, volta alla creazione e condivisione di bene comune e di implementazione di servizi a misura di cittadino.

Che cosa dicono in comune?

Intervista alle Referenti di Progetto: Francesca Dossi e Patrizia Emanuelli, area HR

“L’anno 2020 ha rappresentato per tutti, e su tutti i fronti, un momento storico di rottura che ha imposto all’intera società, anche dal punto di vista lavorativo, un cambiamento repentino. Il mondo lavorativo, sia pubblico che privato, ha infatti dovuto, in tempi strettissimi, ridefinire le priorità, rivedere gli obiettivi e le modalità per il loro raggiungimento. Si sono accentuate le esigenze di flessibilità, i bisogni di conciliazione famiglia-lavoro, l’adattamento degli spazi di lavoro. Dall’oggi al domani si sono attivati una serie di cambiamenti che hanno modificato la concezione dell’attività lavorativa.

E l’amministrazione comunale, riprendendo oggi più che mai la concezione del lavoro portata avanti da Adriano Olivetti – che dell’ambiente lavorativo aveva fatto un tassello importante e necessario per il benessere e qualità della vita di ciascuno – ha deciso di cogliere la sfida. Perché il cambiamento che i momenti di grande crisi portano, o si subisce o si governa. Ed il Comune di Rovereto ha deciso di governarlo.

Così dal 2022 il lavoro agile ha iniziato a diventare realtà, prima attraverso un lungo studio e preparazione di un Regolamento che ne sancisse i principi, gli obiettivi e le modalità, poi con la messa a terra del progetto.

L’amministrazione attuale sta portando avanti questa visione del lavoro e, insieme ad altre azioni organizzative (come l’estensione a tutta la popolazione aziendale della certificazione Family audit, la flessibilità oraria e molto altro), ha permesso che anche il lavoro agile diventasse una realtà concreta che a fine anno conterà almeno una settantina di dipendenti coinvolti.

Ad oggi, come referenti di progetto, abbiamo raccolto una soddisfazione da parte di tutti i colleghi coinvolti nel lavoro agile: si sentono maggiormente responsabilizzati in una relazione di fiducia con il proprio superiore che, superando il bisogno della presenza fisica/controllo, richiede un lavoro caratterizzato da maggiore autonomia e per obiettivi.

E’ stato, ed è tuttora, un grande cambiamento prima di tutto cultuale che richiede di uscire dalla logica “sono fisicamente presente e quindi lavoro” per essere più proattivi, più protagonisti delle attività che si svolgono.

Il lavoro agile ora sembra quasi un trampolino per sviluppare anche un senso più ampio di appartenenza all’interno del contesto lavorativo: agli iniziali timori di isolamento e pregiudizio stanno ora subentrando fiducia, collaborazione e maggiore soddisfazione per il proprio lavoro. Oltre che ad una qualità di vita migliore”.